SGK ve diğer resmi kurum reçetelerini SiberOptik'te ayrıca takip edebilirsiniz. Kayıtlar elinizin altında olur ve resmi kurum müşterilerinize daha sonra ulaşmanız ve onları yenilemelerini takip etmeniz kolaylaşır. Ayrıca, kasanızla, cari hesaplarınızla resmi kurumları ilişkilendirmiş olursunuz. SiberOptik'in tüm aşamaları gibi resmi kurum modülü de parametrik olarak tanımlanmıştır. Kullanıcılarımız varsayılan tanımlarla SiberOptik'e başlarlar ve istedikleri anda parametrelerle oynayarak kendilerine göre gerekli düzenlemeleri yapabilirler. Örneğin yakınlık bilgileri varsayılan olarak kendisi, eşi, çocuğu ve ebeveyni olarak tanımlanmıştır. İsterse bir kullanıcımız ebeveyni tanımını kaldırır ve onun yerine Annesi ve Babası diye iki ayrı yakınlık tanımı yapabilir. Benzer şekilde liste tanımları yapılabilir. Varsayılan olarak KDV dahil liste ve KDV hariç liste diye iki ayrı liste tanımımız vardır. Dioptrilere bağlı olarak fiyatlar listeye bağlanmıştır. Böylelikle her resmi kuruma ayrı fiyat tanımlama derdinden kurtulunur. Çünkü bir resmi kurumun listesi örneğin KDV dahil olarak seçilmişse, o kurumun fiyatları da o listeden otomatik olarak çalışır. Resmi kurum liste fiyatları değiştikçe, tarafımızdan internet depomuzdan yayınlanmakta ve SiberOptik kullanıcıları otomatik olarak internetten kendilerine çekebilmektedirler. Bu şekilde tekrar fiyatları düzeltme derdinden kurtulmuş olurlar. Resmi kurumlar sisteme tanıtılırken beraberlerinde çerçeve hakkı süresi, cam hakkı süresi gibi bilgileri de girmemiz gerekir. Bu bilgilere bakarak müşterimizin çerçevesinin ne zaman değişeceğini, camının ne zaman değişeceğini tespit etmiş oluruz ve müşterimize ulaşıp onu yeni bir reçeteyle mağazamıza davet edebiliriz. Bu operasyon resmi kurum müşterilerinin çok memnun kaldığı bir hizmettir. Çünkü resmi kurum müşterileri, kendileri bu takibi tam olarak yapamamakta ve gidip herhangi bir optikçiye sormaktadırlar: "bakar mısınız, acaba reçete hakkım gelmiş mi". Böyle durumlarda muhtemelen o müşteriyi kaybedersiniz. Çok önemli olan bu konuda SiberOptik'in yönlendirmelerini dikkate alın ve hizmeti onun ayağına götürün. Hem müşteriniz çok memnun kalacaktır hem de müşterilerinizi kaybetmemiş olacaksınız..

Resmi kurum raporları kurumdan bağımsız olarak da yapılabilir. Bir rapor tasarımı yapılır ve bu rapor tasarımını her ayrı kurumda kullanabilirsiniz. Bu şekilde hem ekstra zaman ve emek harcamamış olursunuz, hem de mağazanızın standart bir yapıya kavuşmuş olmasını sağlarsınız. Resmi kurum rapor tasarımlarını kullanıcılarımız kendileri de tasarlayabilirler. Gene de genellikle bu tasarımları SiberOptik uzmanları müşterilerimizin yönlendirmesiyle onlar için hazırlamaktadırlar.

Kurum reçetesi girerken, kurum bilgileri, reçete bilgileri, hasta bilgileri, tc kimlik no, tahsis no, sicil no gibi ihtiyaç duyulan her türlü bilgi kayıt altına alınır. Cam numaraları, çalışma durumu, yakınlık ve resmi kurum listesi parametrelerine gerektiğinde transpose de hesaplanarak, cam grupları tespit edilip bütün hesap otomatik olarak yapılabilir. Bu şekilde resmi kurum hesabından hiç anlamayan bir eleman bile resmi reçete kaydını sisteme girebilir. Uzak ve Yakın olmak üzere garanti belgeleri de reçeteyle ilişkilendirilip kaydedilir.

Reçeteler kuruma gönderileceği zaman kullanıcıya ve kuruma özel tasarlanış listeleri otomatik olarak çıkarılabilir. Bu listeleri isterseniz tüm resmi kurum reçetelerine, isterseniz de filtreleme yaparak önce çalışan sonra emeklilere yada daha başka kriterler vererek ayrı ayrı çıkartabilirsiniz. Çıkartılan listelere ilişkin resmi kurum faturası otomatik olarak kesilebilir. Resmi kurum fatura formatı, normal fatura formatından ayrı olarak tasarlanabilir ve doğrudan resmi kurumun talep ettiği faturanın aynısı basılabilir. Listesi çıkartılmış olan reçeteler kesinlikle silinmez. Bunun yerine, bir dahaki listede çıkmaması için arşivlenirler. İstediğiniz an eski reçetelere ulaşabilir, hatta onların listelerini tekrar çıkartabilirsiniz. Bazı resmi kurumlar, reçeteye ilişkin müşteri adına fatura kesilmesini isteyebilirler. Bu durumda doğrudan reçeteye ilişkin fatura müşteriye kesilebilir. Eğer reçeteye ilişkin faturanın müşteriye değilde kurum adına kesilmesi isteniyorsa, SiberOptik'ten bu işlemde kolayca gerçekleştirilebilir. Reçete arkası basımını isterseniz ve eğer resmi kurumunuz kabul ederse, SiberOptik'ten bir kereye mahsus olarak tasarlayabilir ve istediğiniz zaman otomatik olarak basabilirsiniz. Reçete Kontrol formu vasıtasıyla girilen kayıtlar incelenebilir, eski kayıtlara ulaşılabilir veya istediğiniz kriterlere uygun kayıtların hesabı tekrardan otomatik olarak yaptırılabilir. Resmi kurum satışlarına ilişkin analiz raporu alınabilir.